Стаття опублікована на медіа-ресурсі НВ.Бізнес.

Автори публікації: старший юрист Інна Кострицька, юрист Юлія Блешмудт, молодший юрист Софія Мовчанець.

10 червня в Україні набирає чинності Закон, яким передбачається поступовий перехід до електронних трудових книжок. Відтепер облік трудової діяльності буде здійснюватися в електронному вигляді, а мати паперову трудову книжку — необов’язково.

Для бізнесу Закон матиме відразу кілька переваг: зменшить витрати на ведення паперового документообігу та спростить доступ до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням. Крім того, ризик втрати трудової книжки, її фізичного пошкодження, фальсифікації або внесення в неї недостовірних даних зведеться до мінімуму.

Що потрібно знати роботодавцям про новий Закон?

Відповідаємо на головні питання:

1. Закон є обов’язковим до виконання відразу після того, як набере чинності?

Закон передбачає перехідний період строком у 5 років, який починається з дня набрання ним чинності. Впродовж цього часу необхідно перенести інформацію про трудову діяльність працівників з паперових трудових книжок до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі – «Реєстр»). Вносити відомості може як сам роботодавець, так і безпосередньо застрахована особа, тобто працівник. Якщо працівник уповноважує роботодавця оцифрувати документи про свою трудову діяльність, працівник має надати згоду на обробку персональних даних, яка зазвичай укладається у довільній формі. Сканована копія цієї згоди — це обов’язкова складова пакету документів, що подається страхувальником. Якщо відомості подаються особисто працівником, копія згоди не потрібна.

Після того, як усі необхідні дані оцифрували та внесли до Реєстру, оригінал трудової передається на зберігання роботодавцем відповідному працівнику під підпис.

Якщо працівник звільняється до того, як процедура включення до Реєстру відсутніх відомостей про трудову діяльність завершена, роботодавець зобов’язаний видати працівнику належно оформлену трудову книжку у день звільнення.

2. Як отримати електронну трудову книжку, та яку інформацію вона має містити?

За Законом, інформація про трудову діяльність працівників вноситься через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України (далі – «ПФУ»). Це мають бути скановані або оцифровані копії документів, що визначаються законодавством (наприклад, копія трудової книжки, певних довідок, заяв тощо), з обов’язковим накладанням страхувальником або застрахованою особою кваліфікованого електронного підпису. Фактично, електронна трудова книжка за змістом нічим не відрізнятиметься від паперової та обов’язково міститиме всю інформацію щодо стажу працівника. Отримувати таку електронну трудову книжку не потрібно, адже всі дані зберігатимуться в електронному Реєстрі.

Працівники зможуть переглядати інформацію про свій трудовий чи страховий стаж на веб-порталі ПФУ. Крім того, з ПФУ можна буде комунікувати через спеціальний додаток.

3. Чи можна буде користуватись паперовими трудовими книжками?

Коли процедура включення відомостей до Реєстру завершена, роботодавець не буде зобов’язаний зберігати трудові книжки своїх працівників. Однак, якщо хтось із працівників виявить бажання продовжувати ведення паперової трудової книжки, роботодавець буде змушений вносити відповідні дані до такої трудової книжки працівника (наприклад записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі тощо).

При прийнятті на роботу працівник повинен буде подати роботодавцеві або трудову книжку (у разі наявності), або відомості про трудову діяльність з Реєстру. Також на вимогу працівника, якого приймають на роботу вперше, роботодавець буде зобов’язаний оформити йому трудову книжку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Відтак, працівник зможе користуватися паперовим варіантом навіть після закінчення перехідного періоду. Така паперова трудова книжка зберігатиметься у працівника.

4. Що ще потрібно знати про перехід на електронні трудові книжки?

Одне з найважливіших нововведень, які запроваджує Закон — це можливість автоматичного (без звернення особи) призначення пенсії у разі набуття застрахованою особою права на призначення пенсії за віком. Воно здійснюватиметься на підставі відомостей, наявних у системі персоніфікованого обліку, якщо до досягнення пенсійного віку особа не повідомила про бажання одержувати пенсію з більш пізнього віку.

Якщо дані про страховий стаж, необхідний для призначення пенсії за віком (у тому числі за періоди до впровадження системи персоніфікованого обліку), в системі обліку відсутні, територіальний орган ПФУ має проінформувати застраховану особу про це, а також про необхідність вказати ці відомості (у разі їх наявності) у тому числі через веб-портал електронних послуг ПФУ.

5. Що потрібно робити вже зараз?

Наразі роботодавцям бажано провести ретельний аудит інформації, що міститься у трудових книжках працівників та кадрових документах. Це допоможе уникнути помилок або неточностей, через які роботодавець буде змушений подавати відповідну інформацію повторно.

Эта запись также доступна на: Російська

Посилання на ресурс, де знаходиться публікація
https://biz.nv.ua/ukr/experts/...