Практичні рекомендації бізнесу у зв’язку з впровадженням електронних доказів як самостійного способу доведення

Світ більше ніколи не буде колишнім. Слід зізнатися, що багато сучасних людей живуть в стані такого собі «футурошока»: майбутнє настає дуже швидко. Розвиваються різні технологічні стратами, слова «блокчейн», «токен» вже не здаються іменами прибульців з фантастичних книг.

Важливо, що і український законодавець іде в ногу з часом.

Так, 3 жовтня 2017 року Верховною Радою України було прийнято зміни до трьох процесуальних кодексів: Господарський процесуальний кодекс України, Цивільний процесуальний кодекс України, Кодекс адміністративного судочинства України.

Новела в дії

Всі три процесуальні кодекси – Господарсько-процесуальний, Цивільно-процесуальний та Кодекс адміністративного судочинства України містять окремі параграфи, що регламентують порядок використання нового виду доказів сторонами в суді – електронних доказів.

У зазначених вище процесуальних кодексах під електронними доказами мається на увазі інформація в електронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини, що мають значення для справи, зокрема:

– Електронні документи (в тому числі, текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- і звукозапис);

– Веб-сайти (сторінки);

– Текстові, графічні, голосові повідомлення;

– Метадані, бази даних та інші дані в електронній формі.

Таким чином, в результаті нововведень, електронні докази стають таким же повноправним можливим способом доведення як письмові і речові докази, висновки експерта і покази свідків.

Одночасно виникає багато практичних питань, які, на нашу думку, повинні в майбутньому бути дозволені судовою практикою і узагальнені Верховним судом України з метою забезпечення однакового застосування норм права судами України.

Копія електронного документа на папері: хто запевнить?

Зокрема, одним із проблемних моментів є надання сторонами процесу для долучення до матеріалів справи копії електронного документа на папері у якості доказу.

Відповідно до частини 3 статті 96 нової редакції Господарського процесуального кодексу України учасники справи мають право подавати електронні докази на паперових носіях, засвідчені в порядку, передбаченому законом. При цьому, паперова копія електронного докази не вважається письмовим доказом. Аналогічні положення містить нова редакція і Цивільного процесуального кодексу, і Кодексу адміністративного судочинства.

Стаття 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» також встановлює, що електронна копія та копія електронного документа на папері завіряються в порядку, передбаченому чинним законодавством.

Однак, згадане «законодавство», а саме – Закон України «Про нотаріат» та Порядок здійснення нотаріальних дій нотаріусами не йде в ногу з часом. Так, нотаріуси наділені правом засвідчувати тільки копії письмових документів. Про найважливіший аспект – електронні документи мова поки що не йде. Також не існує процедури посвідчення інформації з Інтернету, наприклад, знаходження будь-якої інформації на конкретному веб-сайті (ресурсі) в певний період часу. Складність полягає в тому, що до моменту розгляду справи судом така інформація вже може бути видалена, що істотно знижує шанси довести факт її наявності.

Для сучасних підприємств, що займаються великою частиною обліку господарських операцій в електронному вигляді, також важливо буде з’ясувати поточну позицію Державної фіскальної служби щодо порядку засвідчення копій електронних документів. Так при аналізі ряду індивідуальних податкових консультацій (від 05.07.2017 р. N 967/6 / 99-99-15-02-02-15 / ІПК, від 10.11.2017 №2591 / Г / 99-99-13-01- 02-14 / ІПК) можна зробити висновок, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, передбаченому законом. Крім того, ДФС посилається на те, що відповідно до п. 85.8 ст. 85 Податкового кодексу України копії електронних документів повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадовою особою та скріплені печаткою (за наявності).

Труднощі доведення

Проблеми, з якими можуть стикатися учасники процесу, крім порядку посвідчень копій електронних доказів, полягають і в труднощах з доведенням авторства електронних листів, відправлених, наприклад, з адреси zolushka85@gmail.com або prinz82@ukr.net (* всі збіги випадкові). Особливо актуальним це виявляється для цивільного судочинства при електронному листуванні двох фізичних осіб, які не використовують ЕЦП (електронно-цифровий підпис).

Поточна судова практика

Про вищезазначені проблеми вже зараз говорить аналіз поточної судової практики. Так, з Постанови Вищого Господарського Суду України (далі – ВГСУ) від 02.04.2013 по справі № 5008/587/2012 можна дійти висновку, що позивачеві не вдалося довести, що саме відповідачем було надіслано договір за допомогою електронної пошти. У Постанові від 15.01.2014 у справі № 914/2883/13 ВГСУ висловив аналогічну позицію: «неможлива ідентифікація автора цих документів … ні зазначені файли, ні супровідний лист до них не містять … електронного підпису …»

При винесенні Постанови від 07.06.2016 у справі № 921 /1043 / 15-г / 17 ВГСУ вказав: «… оскільки сторони обмінялися лише електронними екземплярами контракту, тоді як вказаний договір та додатки до нього в формі єдиного письмового документа не були підписані і скріплені печатками сторін, спірний договір є неукладеним, отже, не може бути визнаний судом дійсним … »

Все ж в одному з «свіжих» Постанов ВГСУ був більш «діджитал» і визнав «… долучені до матеріалів справи копії заявок (відправлені електронною поштою) … належними і допустимими доказами, які підтверджують факт надання покупцем на електронну адресу … заявок на поставку цементу … ( Постанова ВГСУ від 26.04.2017, справу № 906/208/16).

Рекомендації бізнесу

У зв’язку з майбутнім активним використанням електронних доказів при відстоюванні своєї позиції в судах, вже зараз рекомендуємо юристам компаній вжити ряд заходів.

По-перше, роз’яснювати співробітникам про необхідність виключити будь-яку особисту переписку з використанням корпоративних e-mail. Таке положення можна включити, наприклад, в комплаєнс політики компанії. По-друге, прописувати в договорах з контрагентами окремі розділи про способи комунікації з контрагентом (в тому числі за допомогою обміну електронними листами), зазначенням ПІБ відповідальних посадових осіб і їх електронних адрес. По-третє, рекомендуємо активно впроваджувати ЕЦП. І звичайно ж, в зв’язку зі зростаючою кількістю кібератак, бізнесу потрібно також продумати способи зберігання інформації і її «back-up» (дублювання), адже світ все більше стає діджитал, і в «реальності» влітку 2017 року вірус Petya паралізував роботу багатьох підприємств України, в тому числі знищивши назавжди архіви електронних документів.

Автор: Віктория Мельниченко, Agro&Food and Compliance